Mengelola Tamu Undangan

Setiap tamu yang terdaftar akan mendapatkan kode undangan. Kode ini digunakan untuk undangan personal, RSVP dan check-in ke acara dengan bentuk barcode.

Informasi Umum:

Untuk mendapatkan kode undangan, buka menu Tamu > Tambah / Impor file excel. Format file excel bisa didownload pada Impor > Download Contoh File. Setelah tamu berhasil ditambahkan, akan muncul angka/kode undangan pada kolom kode.

Data tamu yang telah masuk bisa direvisi dan daftar tamu bisa dihapus selama kode undangan belum dikirim/dipakai.

Data tamu yang kode undangannya sudah melakukan interaksi (berstatus opened, invited atau RSVP), tidak bisa dihapus, namun bisa diarsipkan. Jika kode diarsipkan, maka pengguna tidak bisa mengakses personalisasi undangan dengan kode tersebut dan barcode tidak bisa digunakan.

Menambah Tamu Secara Manual

Buka menu Tamu > Tambah.

Isi Data Tamu Sesuai Kebutuhan.

Pengguna dapat mengelompokan tamu dalam Grup sesuai kebutuhan. Tamu VIP untuk tanda bahwa tamu tersebut VIP akan berguna ketika scan kode QR buku tamu digital. Undangan Fisik sebagai tanda bahwa kode QR tamu tersebut akan dicetak dan disisipkan pada undangan fisik (jika ada).

Kode QR/kode undangan akan otomatis dibuat oleh sistem. Untuk mengubah data tamu pengguna bisa langsung klik nama tamu.

Menambah Tamu Dengan File Excel

Buka menu Tamu > Impor.

Untuk mengetahui format yang digunakan, pengguna dapat mendownload contoh file terlebih dahulu.

File yang didownload merupakan format .csv

Pada versi file .csv, jika bagian email atau nomor telepon atau yang lainnya tidak ingin diisi, bisa diberi tanda spasi.

Pada is_vip, 0 artinya bukan tamu VIP dan 1 artinya tamu VIP. Untuk kode nomor telepon 62 atau 0 itu tidak perlu ditulis, namun jika untuk kode telepon negara lain/luar negri tetap dicantumkan misalnya: Kasusra Winarno M.M.,618952893042, ,Teman Kuliah,0

Kamu bisa merubah format tersebut menjadi tabel pada excel

Impor file excel data tamu yang sudah disiapkan.

Mulai proses impor
Pastikan kembali proses impor berhasil.

Data tamu berhasil diimpor ke dashboard.

Informasi tambahan:

Data tamu bisa dihapus selama kode undangan belum dikirim/dipakai.

Data tamu yang kode undangannya sudah melakukan interaksi (berstatus opened, invited atau RSVP), tidak bisa dihapus, namun bisa diarsipkan. Jika kode diarsipkan, maka pengguna tidak bisa mengakses personalisasi undangan dengan kode tersebut dan barcode tidak bisa digunakan.

Tamu yang diarsipkan akan dipindahkan ke menu Lainnya > Tamu Diarsipkan.

Data tamu tetap bisa dikembalikan ke halaman tamu.

Menambah Tamu Dengan Formulir Pendaftaran Tamu

Fitur ini memudahkanmu dalam mengelompokan tamu undangan dan membantumu agar mendapatkan data tamu undangan dengan mudah.

Buka menu Tamu > Grup.

Pengguna bisa menambah kelompok/grup tamu. Klik nama grup untuk melihat detail dan mengatur grup.

Data tamu sesuai grup yang ditentukan.

Klik Ubah untuk melihat pengaturan tiap Grup.

Aktifkan Link untuk membuat Formulir Pendaftaran Tamu.

Pengguna dapat mengakses halaman formulir pendaftaran tamu dengan klik tanda seperti diatas.

Tampilan dasar halaman formulir pendaftaran tamu.

Header halaman ini diambil dari cover e-Invitation.

Atur Halaman Formulir Pendaftaran Tamu

Pengguna dapat merubah kalimat dalam kolom teks untuk disesuaikan dengan kebutuhan. Jika dikosongkan maka teks akan menyesuaikan dengan format sistem.

Isian Formulir bisa disesuaikan dengan kebutuhan data yang pengguna inginkan dari calon tamu. Penambahan data isian formulir bisa kamu lihat di sini.

Tentukan batas kuota didalam satu grup yang telah dibuat.

Auto kirim digunakan jika website telah rampung dibuat. Kamu bisa bagikan tautan formulir pendaftaran ini dan memilih template pesan mana yang akan digunakan sesuai kebutuhan

Aktifkan fitur arahkan ke halaman e-invitation setelah mengisi agar tamu langsung membuka website undangan personal setelah klik Kirim Permintaan Undangan.

Tampilan halaman formulir pendaftaran tamu.

Data tamu otomatis akan masuk ke menu Tamu. Jika pengguna mengatur arahkan ke halaman e-invitation setelah mengisi, maka data tamu akan otomatis berubah status menjadi Opened/tamu sudah membuka undangan.

Atur Sesi Acara Tamu

Fitur atur sesi acara untuk tamu dapat pengguna miliki ketika sudah upgrade fitur premium. Panduan selengkapnya dapat dilihat pada bagian Fitur Premium > Pembagian Sesi Acara.

‚Äč